EL MEMORANDUM
Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
PARTES
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y posfirma
8. "con copia"
9. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
1. Membrete
2. Nombre del año
3. Referencia
4. Sello
5. Anexo
TEN EN CUENTA
El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
CARACTERISTICAS
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".
CLASES
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultanea, a varios destinatarios.
INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión variable, pudiendo abarca incluso varias paginas
PARTES
1. Lugar y remitente
2. Nº de informe
3. Remitente
4. Destinatario
5. Motivo
6. Cuerpo
7. Conclusión
8. Despedida
9. Firma
CLASES
INFORME ORDINARIO:
Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe ser fría, objetiva e imparcial.
Características:
· Es regular y rígido.
· Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros.
· Su remisión es obligatoria.
· Por lo general es enumerado.
· La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisión.
· Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.
INFORME EXTRAORDINARIO
Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
Características.-
· Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisión y normas rígidas para su redacción.
· Los miembros extraordinarios se envían:
· A pedido de la autoridad,
· Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminación de una tarea encomendada, haya o no petición de la superioridad, y
· Si se presentan casos imprevistos de interés.
· Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempeña cargo administrativos.
· Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisión.
· No llevan titulo.
INFORME TÉCNICO
Usos:
El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Características:
· El código lleva "informe técnico" como nombre de documento.
· Uso obligatoriamente "referencia"
· Es numerado
· El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.
